オフィス移転における総務の重要性とは?タスクやポイントを解説

オフィス移転における総務の重要性とは?タスクやポイントを解説

オフィス移転は、業務の効率化やイメージアップにつながる大きなチャンスです。
しかし、移転には多くの手続きや準備が必要で、総務の役割は非常に重要です。
どんなタスクがあるのか、どうやって進めるのか、悩む方も多いでしょう。
そこで今回は、オフィス移転における総務の重要性やタスク、ポイントについて解説します。

オフィス移転における総務の重要性

総務は、移転計画の策定から実施まで、その役割は重要です。
例えば、移転先の選定や契約、予算管理、業者手配、社内外への連絡調整、設備の手配などを担当します。
これらの業務は移転の成功に影響し、総務は主導的に進める必要があります。
移転が決まったらまず、移転プロジェクトチームを結成しましょう。
チームメンバーは偏りがないように、各部署から選びましょう。
他の部署のメンバーからは見えにくい業務があったとしても、担当部署からプロジェクトに参加しているメンバーがいれば、見逃すことを防げます。

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オフィス移転における総務のタスク

まず、移転前には、現在のオフィスの解約や原状回復の準備が必要です。
新しいオフィス入居した後の環境をどうするか、設計しておくことも大切です。
レイアウトや内装を決め、今のオフィスから流用できる設備、新規で導入しなければいけない設備をリストアップします。
取引先へ移転のお知らせを送り、引っ越し業者の選定も済ませておきます。
さらに、郵便物の転送や通信回線の手配も行います。
移転当日には、運送業者と打ち合わせをし、荷物の搬出入や設備の移設が滞りなくおこなわれるようにすることも総務部門の重要な仕事です。
移転元と移転先の清掃や廃棄物の処分も行います。
移転後は、新しいオフィスのレイアウトや備品の配置を決め、快適な環境を整えます。
法務局や税務署への各種届出も必要です。

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オフィス移転を円滑に進めるためのポイント

オフィスの移転を円滑に進めるには、早めの移転計画が重要です。
移転先の設備やインフラの確認、社員への連絡、業務の移行など、多くの作業が必要です。
計画を立ててスケジュールを確定し、担当者を指名することで、移転をスムーズに進められます。
次に、移転前後のチェックリストを作成し、確認作業を徹底します。
タスク管理表を作成し、プロジェクトメンバーに共有し、全員が進捗を把握できるようにしておきましょう。

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オフィス移転を円滑に進めるためのポイント

まとめ

オフィス移転は、会社の今後を左右すると言って良い、大きなプロジェクトです。
移転がスムーズにいかなければ生産性も落ちてしまい、スタッフの不満もたまってしまうおそれがあります。
オフィス移転における総務部門の役割は重要です。
スムーズな移転のために、早め早めに計画を立てて、計画通りの進捗になっているかを、各メンバーが把握できるようにしておくと良いでしょう。
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